Отчет сотрудника за двоих, за полученный обоими аванс, при отправке в командировку

Опубликовано: 06.09.2018

Медицинская организация отправляет в командировку двух человек сопровождать больного, оба получают аванс, а отчитывается за все расходы один. Второй просто сдает полученный аванс. Можно ли так делать?

В данной ситуации, с учетом того, что оба сотрудника получили аванс, документы должны быть оформлены отдельно на каждого, и авансовые отчеты должны предоставить оба сотрудника.

В противном случае у проверяющих могут быть претензии.

Следует отметить, что Трудовой кодекс РФ регулирует не только вопросы оплаты труда, но и порядок возмещения работникам расходов в связи со служебными командировками.

Статья 168 ТК РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, во исполнение данной статьи Трудового кодекса РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

В Вашем случае, когда один из сотрудников вернул аванс в кассу, а второй сотрудник предоставил отчет по всем произведенным в командировке расходам, следует оформить приказ руководителя об обязанности ответственного сотрудника оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице за обоих сотрудников.

Другой вариант- когда один из сотрудников предоставит подтверждение того, что он вернул деньги сотруднику, оплатившему за него счет в гостинице и проезд (например, расписку сотрудника о возврате денежных средств), тогда авансовые отчеты предоставляют оба сотрудника(Письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Обоснование

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Какие расходы организация обязана возместить командированному штатному сотруднику

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

 оплату проезда;

 расходы на наем жилья;

 суточные;

 другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 ТК.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам определяются:

 для федеральных учреждений, госорганов и внебюджетных фондов России – постановлениями Правительства (ч. 2 ст. 168 ТК). В частности, постановлением Правительства от 02.10.2002 № 729;

 для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти (ч. 3 ст. 168 ТК).

Федеральные бюджетные и автономные учреждения могут установить повышенный размер возмещения за счет средств от деятельности, приносящей доход, а федеральные казенные учреждения и другие ПБС – за счет экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729). Прописать порядок и повышенный размер возмещения в этом случае нужно в локальном акте. Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда от 14.02 2013 № 14-2-291).

Оплата проживания

Если за время задержки рейса сотрудник оплатил аренду жилья, оплатите ему документально подтвержденные расходы. Время ожидания транспорта входит в общее время командировки. Поэтому за это время сотруднику нужно компенсировать все виды командировочных расходов. Порядок и размеры оплаты расходов по найму жилого помещения работодатель утверждает в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Время задержки в пути можно подтвердить справкой перевозчика. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Бюджетная классификация

КОСГУ и КВР: если командированных сотрудников трое, а чек один

Бухгалтер учреждения выдал аванс на командировку трем сотрудникам. По возвращении они представили: три маршрутные квитанции электронного билета, посадочные талоны и одну квитанцию об оплате билетов. В кассовом чеке указаны фамилии трех пассажиров – наших сотрудников. Нарушение ли это? По какому виду КВР и КОСГУ провести данные расходы?

Ответ. В рассматриваемой ситуации каждому сотруднику был выдан аванс, поэтому и документы должны быть оформлены отдельно на каждого.

Если оплата билетов оформлена одной квитанцией, у проверяющих могут быть претензии. Выдачу денег под отчет нужно было оформить на одного сотрудника – ответственного. Такую форму выдачи закрепляют приказом руководителя. В нем указывают обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, а также ведомость на выдачу суточных.

Расходы сотрудников учреждения на проезд в командировке отражайте по элементу вида расходов 112, подстатье 212 КОСГУ.

Командировочные можно учесть, даже когда сотрудник использовал кредитку своего знакомого

Документ: Письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876.

Что изменилось в работе: Если сотрудник в командировке расплачивался чужой картой, попросите его для подтверждения расходов предоставить расписку владельца «пластика» о возврате денег.

Сотрудник компании в служебной поездке заплатил за гостиницу с банковской карты своего знакомого. Обязан ли работодатель в такой ситуации компенсировать командированному траты на жилье? И можно ли сумму подобной компенсации учесть потом при расчете налога на прибыль, опираясь на подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ?

Ответы на оба вопроса положительные, если работник предоставит подтверждение того, что он вернул деньги человеку, оплатившему за него счет в отеле. Скажем, расписку владельца карты о возврате средств. Тогда сумма выплаченной компенсации оправданна.

Само собой, помимо расписки с работника нужно потребовать еще авансовый отчет и другие бумаги по поездке, в том числе счет из гостиницы. А также приложить слип (из электронного терминала), в котором значится фамилия держателя пластиковой карты. То есть того, кому работник в итоге возместил деньги. Вот тогда командировочные расходы, включая компенсацию, можно без опаски списывать.

rss