Як правильно вести реєстр закупівель

  1. Формування реєстру закупівель
  2. Заповнення даних для формування реєстру

Бюджетний кодекс РФ зобов'язує бюджетополучателей вести реєстри закупівель, що здійснюються без укладання державних і муніципальних контрактів (ст. 73 гл. 10). Розглянемо способи формування реєстру в конфігурації «1С: Бухгалтерія державної установи 8», ред. 2.0.

Формування реєстру закупівель

БК РФ передбачений перелік обов'язкових відомостей, які підлягають відображенню в звіті:

  • коротку назву закуповуваних товарів, робіт і послуг;
  • найменування та місцезнаходження постачальників, підрядників і виконавців послуг;
  • ціна і дата закупівлі.

У програмі доступ до даного звіту організований через розділ «Планування і фінансування» - «Звіти з планування та санкціонування» - «Реєстр закупівель».

Стандартна форма «Реєстру закупівель»

Для формування звіту слід заповнити поля:

  • «Період» - період, за який буде сформований звіт;
  • «Організація» - вибирається з довідника «Організації»;
  • «Виконавець» - вибирається з довідника «Співробітники».

Після заповнення реквізитів необхідно натиснути на кнопку «Сформувати».

Відзначимо, що уніфікована форма даного реєстру нормативно-правовими актами не встановлено. В «1С: Бухгалтерія державної установи 8», ред. 2.0, звіт має гнучкі налаштування, що змінюються в призначеному для користувача режимі. В процесі настройки форми реєстру можна змінювати склад і розташування реквізитів, додати необхідні угруповання даних і призначені для користувача поля. Користувачеві доступно зберігання необмеженої кількості створених варіантів налаштувань.

Заповнення даних для формування реєстру

У «Реєстр закупівель» включаються дані договорів та інших підстав прийняття зобов'язань, відображені в довіднику «Договори і інші виникнення зобов'язань», які не є державними або муніципальними контрактами. За даними договорами також має бути поставлено на облік бюджетне зобов'язання або зобов'язання по приносить дохід діяльності.

Інформація про найменування і місцезнаходження постачальників, підрядників і виконавців послуг включається до реєстру на підставі даних довідника «Контрагенти».

Відомості про найменування закуповуваних товарів, робіт і послуг, ціни закупівлі включається до реєстру на підставі даних, відображених в плані-графіку фінансування зобов'язання. Датою закупівлі вважається дата укладення договору поставки, підряду чи возмездного надання послуг.

Розглянемо докладніше, які дані слід заповнити в програмі для відображення коректного звіту.

Спочатку при укладенні договору з постачальником слід внести дані про контрагента шляхом додавання в довідник «Контрагенти» нового елемента по кнопці «Створити». Далі слід створити договір в довіднику «Договори і інші виникнення зобов'язань».

У договорі слід звернути увагу на наступні реквізити:

Вид договору «З постачальником» слід вибрати в разі, якщо організація укладає договір з постачальником товарів, робіт або послуг.

Установка галки «Облік предмета договору» дає можливість організувати облік зобов'язань і план графік-фінансування по предмету договору або контракту в розрізі наступних параметрів: номенклатури, періодів плану, КФВ, КПС.

Вид зобов'язання слід вибрати зі списку значень - контракт або договір. Зазначена дата договору буде внесена в реквізит «Дати закупівлі» в «Реєстрі закупівель».

Реквізит «Контрагент» - найменування постачальника або покупця. Вибирається з довідника «Контрагенти». Рахунок контрагента - вибирається з довідника «Банківські та казначейські рахунки».

Після запису договору по кнопці «Записати» реквізити Контрагент, Вид договору і Облік предмета договору стають недоступні для редагування. При необхідності відредагувати дані реквізити слід скористатися командою «Дозволити редагування реквізитів» (через меню «Ще» - «Дозволити редагування реквізитів»). Для створення плану-графіка фінансування і зобов'язання за договором закупівлі слід скористатися командою «Створити на підставі» - «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами ».

При створенні документа «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами» таблична частина представляється закладками «Бюджетні кошти» або «Позабюджетні кошти», в залежності від типу установи і налаштувань облікової політики. Для бюджетних і автономних установ завжди буде відображена закладка «Позабюджетні кошти» з вибором КФВ 2,4,5. Для казенного установи буде відображена закладка «Бюджетні кошти» з вибором КФВ 1.

Таблична частина закладки «Позабюджетні кошти / Бюджетні кошти» заповнюється шляхом натискання кнопки «Додати». Слід вказати по доданої рядку такі реквізити:

Період плану - для договору, в якому не встановлено прапорець «Довгостроковий», вибирається в межах поточного року. Для договору, в якому встановлений прапорець «Довгостроковий», вибір періоду не обмежений.

КПС - класифікаційний ознака рахунку, для закупівлі зазначаються коди по класифікації видатків, в залежності від предмета договору визначається КПС.

Розділ особового рахунку - Виберіть обмежений особовим рахунком, який вказаний в шапці документа, а також значенням КФВ, зазначеним в табличній частині.

КЕК - код економічної класифікації, вибирається з довідника КЕК.

Сума - значення дорівнює сумі зобов'язання.

Якщо в елементі «Договори» встановлено прапорець «Облік предмета договору», то будуть доступні для заповнення реквізити «Номенклатура», «ОКП (ОКДП, ОКПД)», «Од.» І «Кількість». На підставі цих даних в «Реєстрі закупівель» заповнюється реквізити «Закупаеми товари, роботи і послуги». В поле «Номенклатура» надається вибір типу даних - з довідника «Номенклатура» або «Основні засоби».

Кількість - кількість закуповуваних товарів відповідно до одиницею виміру для обраної номенклатури. Для елемента номенклатури з типом «Робота» або «Послуга» реквізит «Кількість» можна не заповнювати.

Сума - сума для обраної номенклатури.

Після заповнення табличній частини «Позабюджетні / Бюджетні кошти» слід перейти на закладку «Бухгалтерська операція». Для формування проводки по прийняттю бюджетного зобов'язання з деталізацією по Косгеї необхідно зняти галку «Бюджетні дані без деталізації по Косгеї» і провести документ. На підставі даних, введених в документі «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами», формується «Реєстр закупівель».

При необхідно внести зміни в раніше створений план-графік фінансування, слід зайти в документ «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами» і скористатися командою «Створити на підставі» - «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами».

При необхідно внести зміни в раніше створений план-графік фінансування, слід зайти в документ «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами» і скористатися командою «Створити на підставі» - «Реєстрація зобов'язань і відомостей за договорами»

Поправки до плану-графіка вносяться за стовпцем «Зміни», де вказується значення зміни в сумі, кількості закуповуваних товарів, робіт послуг. Якщо слід додати обсяг закуповуваних товарів, робіт послуг по іншому періоду плану слід скористатися кнопкою «Додати», вказати період плану, по стовпчику «Зміни» внести дані про суму, кількості товарів, що купуються. Змінені дані будуть відображені в «Реєстрі закупівель».

Звіт «Реєстр закупівель» можливо видозмінювати для відображення будь-яких додаткових даних. Для виведення в табличну частину реквізиту Періоду плану слід скористатися налаштуванням звіту (1), перейти на закладку «Поля і сортування» (2). Далі, натиснути на кнопку «Додати», вибрати поле «Період плану» (3). Сформувати звіт, в звіті буде відображено стовпець «Період плану».

матеріали газети «Прогресивний бухгалтер» , Бюджетний випуск, квітень 2018.